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【連載】500人のギモン&お悩み徹底解決

効率のよい報告の仕方について

  • 公開日: 2012/7/9
  • 更新日: 2020/10/22

今回は、職場での関係のお悩みについて考えていきます。患者さん、家族以外にも一緒に働くスタッフとの人間関係も大切になってきます。指導の仕方や報告の伝え方などを通して、円滑な関係を築くにはどうしたらいいのか考えます。


Q 中途採用で入職してきた既卒看護師の指導担当になったのですが、自分よりも年上で経験もある人に対して、どのように指導を行ってよいのかわかりません。

A キャリアを尊重しながら、できること、できないことを確認します。

相手も戸惑いながら仕事をしていることを理解する

既卒看護師は今までのキャリアに対する自信がある反面、その職場では新人同様で、慣れない新しい環境に適応するために膨大なエネルギーを使っています。病院文化ややり方、物品の違いなど、多くの戸惑いを抱えながらも、「経験者だからできるでしょ」というプレッシャーと戦わなければなりません。

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さらに、若い頃に比べて覚えが悪くなっていると自覚しつつ、過剰に適応したり、「できますよ」と虚勢を張るなど、とにかく必死なうえに、年下から仕事を教わるストレスも感じているはずです。同じ立場の仲間も少ないので孤立もしやすく、今まで通りにいかないことが自信喪失につながるケースもしばしば見受けられます。こうした事例は、中途採用の既卒看護師のほか、配置転換でもよくみられます。

年上と構えず、まずは意思の疎通を図るようにする

こんな状況を踏まえると、変に構え過ぎず、普段通りに指導することが近道だと思いませんか。キャリアを尊重して本人ができることは任せて関係性を築く一方、職場では自分が先輩になるのですから必要なことはきちんと教え、失敗体験から自信喪失にならないよう配慮します。

何ができて何がわからないのか、1つ1つ意思の疎通を図って確認していきましょう。一人で抱え込んで悩まずに経験者に聞く、チームでの育成支援を考えるといった方法をとるのもよいかもしれません。

続いては、忙しい医師、上司、リーダーへの報告の仕方について考えます。

Q 忙しい医師、上司、リーダーへの効率のよい報告の仕方を教えてください。タイミング、確実に伝えなければならない内容、押さえるべきポイントなどはありますか。

A 事前に伝える内容を整理し、相手の状況や都合を確認してから報告を。

用件を伝える前に話せるか相手の状況を聞く

急変など緊急時の用件以外は、まず「今、話しても大丈夫ですか」「お忙しいところすみませんが」など最初に相手の状況を聞きます。これは、電話の場合でも対面でも同じです。一方的な用件の伝達という印象ではなく、相手への気遣いが伝わるはずです。

ここで「忙しいから」と返答されたら、いつならよいか、書面でもよいかなど、相手の都合を確認します。「夕方に電話して」などの答えを引き出せればその後はスムーズに対処できます。

伝える内容を事前に整理することも重要です。「○○さんがこうなっていて、この間はこうだったんですけど……」など要領を得ない報告は逆効果です。いつ(When)、どこで(Where)、だれに(Who)、何を(What)、どのように(How)、どうして(Why)の5W1Hを意識し、ポイントをシンプルに整理すれば伝わりやすい報告ができるはずです。

特にお互いの状況や表情が見えない電話では、これをより意識するよう心がけましょう。また日頃からよい関係性を築くよう努めることも、円滑なコミュニケーションの助けになります。

(「ナース専科マガジン」2010年5月号より転載)